Wie Digitalisierung mit externer Unterstützung gelingen kann; Erfahrungssammlung aus unseren Projekten, 01.10.2019

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Change Management/Transformation

Heute geben wir Ihnen einen Einblick in unsere Digitalisierungsprojekte und teilen unsere Erfahrungen  in mittelständischen sowie Kleinunternehmen mit Ihnen. Im Anschluss finden Sie einen roten Faden, der Ihnen als Überblick bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben dienen kann.

Gleich vorweg – neben der Einbeziehung sowie Schulung der  MitarbeiterInnen ist das eigene Datenmodell ein entscheidender Erfolgsfaktor, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Eine konsequente und stetige Prüfung ermöglicht, dass alle Abteilungen/Bereiche von den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren können.

Worauf wir bei der Durchführung von Digitalisierungsprojekten gestoßen sind, und von welchen Erkenntnissen wir profitiert haben, finden Sie punktuell aufgezählt:

  1. Im Unternehmen Bewusstsein und Aufmerksamkeit über die Veränderungen schaffen, MitarbeiterInnen einbeziehen und ins Boot holen sowie Schulungen fördern
  2. Bestehende Vision und strategische Ziele nutzen, neu ausrichten oder anpassen unter Bedachtnahme der Disruption bzw. digitalen Potentiale (Erstellung einer digitalen Vision)
  3. Evt. neue Innovationsmethoden etablieren  (z.B. die Einführung einer Business Model Canvas – siehe hierzu unser Blog vom 03.06.2019 – das frühe Einbeziehen von Feedbackschleifen beschleunigt Innovations- und Lernprozesse) 
  4. Status Quo der Digitalisierung im Unternehmen erheben, bestehende Datenquellen analysieren
  5. Organisiation und Prozesse hinterfragen, neu gestalten oder  anpassen

    Einige beispielhaft formulierte Fragen können für die Organisation sowie Prozessgestaltung ausschlaggebend sein:

    • Was läuft in den Geschäftsprozessen rund, was läuft nicht rund? Was ist die Ursache?
    • Welche Prozesse sind entscheidend, welche nicht?
    • Was lässt sich einfacher und effizienter gestalten?
    • Gibt es einen Engpaß (Bottleneck) in den Prozessen? Wo und warum?
    • Wie unterstützen die derzeitigen Softwarelösungen aktuelle Prozesse im Unternehmen?
    • Wie können die derzeitigen Software-Systeme (jedes für sich) zukünftige Anforderungen abdecken? Wie aufwendig sind diese zu warten? Wie komplex sind die jeweiligen Schnittstellen aufgebaut?
    • Wie beeinflusst die Digitalisierung das Geschäftsmodell?
    • Welche KPIs werden heute und in Zukunft benötigt, um die Geschäftssparte/das Unternehmen zu steuern? Welche Abteilung benötigt welche KPIs, um die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit im richtigen Ausmaß treffen zu können (Treibermodell)?
  6. Integrationsfähigkeit der neuen Programme bzw. Software prüfen
  7. Rechtliche Vorgaben erfüllen, Compliance berücksichtigen
    • Mit der Digitalisierung stellen sich meist neue Herausforderungen wie die DSGVO, revisionssichere Ablage im Falle der digitalen Aufbewahrung von Belegen etc. 
    • Fragen nach einem strukturierten Prozess-Workflow, Berechtigungskonzept, Unterschriftsberechtigungen inkl. Vertretung, Budgetverantwortlichkeiten etc. gehen sehr ins Detail, sind jedoch ausschlaggebend für einen ordnungsgemäß implementierten Workflow. 
  8. Digitale Kultur leben

Abgesehen von den unterschiedlichen Ansätzen bei der Vorgehensweise mit Veränderungsprozessen (Phasen von Veränderungsprozessen nach Lewin oder Kotter)   sind die Instrumente, um die Veränderungsprozesse zu steuern und voranzutreiben (Workshops, persönliche Kommunikation, Personalentwicklung, Führungskräfteentwicklung, Projekt-management etc.) ebenso wichtige Bestandteile im Change Management und situationsbedingt einsetzbar. Abschließend wird noch einmal auf die Wichtigkeit der Einbeziehung der MitarbeiterInnen bei Digitalisierungsprozessen (wie bei allen Changeprozessen) hingewiesen.

Zum Veränderungsmodell nach Kotter haben wir einen Blog im Jahr 2017 verfasst.

 

Mit besten Grüßen

Peter Ranefeld-Rathbauer & Paul Ranefeld