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DIGITALISIERUNG DES RECHNUNGSWESENS, TIPPS AUS DER PRAXIS, 31.07.2019

DIGITALISIERUNG DES RECHNUNGSWESENS, TIPPS AUS DER PRAXIS, 31.07.2019

Rechnungswesen, 31.07.2019

 

Alle sprechen über Digitalisierung. Die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens ist umfangreich. Wir wollen Ihnen heute die Umsetzung der Digitialisierung im Rechnungswesen vorstellen.

Für die Umsetzung benötigt es vor allem ein klares Konzept, Budget, Kompetenz und schließlich den Willen zur Veränderung sowie die Aufgeschlossenheit der MitarbeiterInnen. Wie also sieht ein geordneter Digitalisierungsplan aus?

 

Digitalisierungsstrategie:

Von wem geht die Digitalisierung aus? Die Digitalisierung ist Teil der Gesamtstrategie, somit eine Aufgabe der Geschäftsführung (z.B. CEO, CFO, etc.). Veränderungen, die wie die Digitalisierung tief in die Abläufe eines Unternehmens eingreifen, sollten Teil der unternehmerischen Gesamtstrategie sein. Nur so ist gewährleistet, dass ihre Umsetzung laufend überprüft und bei Bedarf angepasst wird. Denn die Strategie muss regelmäßig hinterfragt und aktualisiert werden (1.).

 

Digitalisierung im Rechungswesen:

Die fachliche Ausbildung, die Beherrschung der gesetzlichen Anforderungen, das Verständnis der Zusammenhänge in der Buchhaltung sowie zu anderen vor- und nachgelagerten Systemen sind im Zuge der Automatisierung und Digitalisierung wichtige Schwerpunkte für die MitarbeiterInnen im Rechnungswesen.

Es besteht immer mehr das Erfordernis, sich neben den fachlichen Kompetenzen auch technische, Datenbank- und methodische Kompetenzen anzueignen. MitarbeiterInnen müssen ganzheitlich, komplexer und vernetzter denken und beurteilen. Sie müssen in der Lage sein, den IT-Experten Prozessabläufe so zu beschreiben, dass diese in der IT abgebildet werden können (2.).

Wie werden die notwendigen Prozesse digitalisiert? Die Daten, die verarbeitet werden sollen, müssen digital vorliegen oder leicht zu digitalisieren sein. Die Daten müssen stimmig sein (Datenqualität der Stammdaten).

Wie sieht der derzeitige (analoge) Prozess aus? Welche Systeme sind vor- und nachgelagert? Gibt es bereits vorhandene Standardschnittstellen? Wie sollen sich die Prozesse im Zuge der Automatisierung des Rechnungswesens verändern?

 

Richtlinien zur Aufbewahrung:

Ein wichtiger Bestandteil stellt die elektronische Aufbewahrung von Belegen/Rechnungen dar.  (Elektronische) Rechnungen müssen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten – unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform archiviert werden. Die Unveränderbarkeit von Rechnungen, die elektronisch aufbewahrt werden, kann sichergestellt werden durch

  • technische Maßnahmen
  • ein „revisionssicheres elektronisches Archiv“, das herstellerseitig keine Eingriffe des Unternehmens in die Daten zulässt
  • ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren („Kontrollverfahren“) (3.).

Siehe hierzu auch:

 

Folgende Prozesse sind u.a. relevant:

  • (Elektronische) Eingangsrechnungsprozess bzw. Bestellprozess für Produktion – ER, Purchase-to-Pay-(kurz: PtP-)Prozess
  • Kassasystem
  • Rechnungserstellungs- und elektronischer Freigabeprozess – AR, (Order-to-Cash, kurz: OtC)  
  • Archivierung von Belegen bzw. Workflowmanagement
  • Reporting
  • Bestehende Freigabeprozesse (formale, inhaltliche Prüfung, Budget etc.)

Zu einem umfassenderen Digitalisierungsansatz kann ausgeholt werden  – z.B. inkl. CRM- oder Warenbestellsystem etc..

 

Wie kann nun der neue PtP-Prozess aussehen? Abhängig vom Geschäftsmodell und System variiert der Prozess – nachfolgender Ablauf ist vereinfacht dargestellt:

eigene Grafik nach Diehm/Benzinger, Digitale Rechnungsverarbeitung und Workflows als Einstieg in ein Rechnungswesen 4.0

Diehm und Benzinger ergänzen in nachstehender Grafik noch den Automatisierungsgrad sowie Überprüfungsschleifen (4.):

Hierbei wird zwischen Rechnungen ohne Bestellbezug und Rechnungen mit Bestellbezug unterschieden. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug liegen i.d.R. keine oder nur unvollständige Informationen aus Einkauf und Warenwirtschaft vor. Daher muss die Rechnungsprüfung in der Abteilung bzw. durch MitarbeiterInnen erfolgen, welche die Bestellung veranlasst haben. Rechnungen mit Bestellbezug können vollständig automatisiert verarbeitet werden, wobei unteschiedliche Kontrollschleifen berücksichtigt werden können (Dunkelbuchungen, Mengen- und Preisabweichungsgrenzen) (5.).

 

Im OtC-Prozess ist der Grad an Digitalisierung und Automatisierung in der Regel bereits höher als im PtP-Prozess. Bei der systemunterstützten Erstellung von Ausgangsrechnungen, der Pflege von Kundenstammdaten oder der Führung des Mahnwesens nutzen rund vier von fünf Unternehmen ihr ERP-System für digitale und automatische Arbeitsabläufe. Die automatische Bankauszugsverbuchung wird mehrheitlich eingesetzt (6.). 

In einem weiteren Schritt können  bei entsprechenden Systemen evt. Automationen antrainiert werden – Robotic Process Automation (RPA).

 

Fazit:

Planung, Projektmanagement- und Changemanagement-Know-How sind für die Durchführung des mitunter komplexen Projekts der Rechnungswesendigitalisierung erforderlich. Die im Vorfeld einzubindenden MitarbeiterInnen stellen einen weiteren Erfolgsfaktor dar.

Basis ist eine umfassende IST-Analyse der bestehenden Prozesse und organisatorischen Abläufe:

  • Anzahl der Rechnungen p.a. ER/AR
  • Analyse der Kosten durch Scan und Erfassung
  • Zeitaufwand für Datenerfassung, Prüf- und Freigabeprozess und Kontierung der Rechnung
  • Analyse der bestehenden Kreditoren und Debitoren – Bereinigung der Stammdaten
  • Freigabehierachien inkl. Stellvertretungen, Compliance
  • Analyse aller vorhandenen Systeme, die relevant sind für Entscheidungsfindungen – Reporting (welche entscheidenden KPIs, relevante Reportings)
  • Vereinheitlichung und Hinterfragung der vorhandenen Prozesse und Abläufe hinsichtlich Optimierung 

Ziel ist die Effizienzsteigerung und Beschleunigung der Abläufe. Die Komplexität der Prozessabläufe kann mitunter sehr hoch sein und ist nicht zu unterschätzen – jedoch sind die sich daraus ergebenden Chancen ebenso hoch:

  • Erhöhung der Effizienz
  • Erhöhung der Qualität und Genauigkeit
  • Verbesserte Daten- und Managementinformation
  • Erhöhte Compliance
  • Evt. Kostenreduktion (7.)

 

Quellenverzeichnis:

(1.): Zukunftschance Digitalisierung; Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), 2017, S. 30; https://www.imw.fraunhofer.de/content/dam/moez/de/documents/Gruppe_Preis-_und_Dienstleistungsmanagement/zukunftschance-digitalisierung.pdf

(2.): Neuburger, R. (2017): Digitales Arbeiten: Was müssen wir künftig können? in: Wissensmanagement, Jg. 2017, Nr. 4

(3.): Studie – Deloitte Österreich; Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen, S. 10; https://www2.deloitte.com/at/de/seiten/press-release/studie-digitalisierung-und-automatisierung-im-rechnungswesen.html

(4.), (5.): Diehm/Benzinger, Digitale Rechnungsverarbeitung und Workflows als Einstieg in ein Rechnungswesen 4.0; Compliance-Berater|1–2/2018|2018; https://www.fas-ag.de/fileadmin/user_upload/Knowledge/Fachveroeffentlichungen/digitale-rechnungsverarbeitung-und-workflows.pdf

(6.): Studie – Deloitte Österreich; Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen, S. 18; https://www2.deloitte.com/at/de/seiten/press-release/studie-digitalisierung-und-automatisierung-im-rechnungswesen.html

(7.): Sigmament, WKO; Zettelwirtschaft ade, erfolgreicher mit digitalen Geschäftsprozessen; 2017; https://www.wko.at/service/ooe/innovation-technologie-digitalisierung/Webinar_Sieberer_170313.pdf